Post 5 – Trucos para gestionar interrupciones, reuniones y papeleo

Llegamos al final de la serie de 5 post de REFLEXIONES sobre la Gestión de nuestro tiempo y la Productividad. Que no quiere decir que sean éstas las últimas reflexiones y consejos…

En la entrada anterior definía los «Perfiles del tiempo» y te invitaba a reflexionar sobre algunos errores «típicos». En la entrada de hoy me gustaría seguir reflexionando sobre algunos

«Trucos» que podemos utilizar a la hora de gestionar Interrupciones, Reuniones y Papeleo

A mí me ayudan a dominar mi tiempo y no que me domine él a mí. Espero que te ayuden a tí también a mejorar tu gestión del tiempo o al menos a reflexionar sobre ella.

Interrupciones GESTIONA LAS INTERRUPCIONES:

– No confundas la Política de “Puerta Abierta” con el “Entra Cuando Quieras”
– Soluciona lo Pendiente cuando te convenga No esperes a que se convierta en urgente y entonces te interrumpa.
– Estar de Pie acorta las interrupciones. Levántate.
– Limita las interrupciones con un “Solo tengo 5 min
– Si no paras de MIRARLOS, no paras de INVITARLOS a que te interrumpan
– Piensa qué vas a decir y cómo vas a decirlo. No improvises la llamada
– No pospongas las llamadas difíciles. Te restan concentración
– Controla a ese nuevo Villano en tu Vida: El CORREO ELECTRONICO

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Post 4 – Tu perfil del tiempo

Continuamos con el cuarto de la serie de 5 posts de REFLEXIONES sobre la Gestión de nuestro tiempo y la Productividad.

¿Qué PERFIL DE TIEMPO tenemos y cuáles son algunos de los errores «típicos»?

Cada persona somos un mundo, tenemos una manera de funcionar, actuar, pensar… diferente. Ni mejor ni peor, diferente. Y en la gestión del tiempo también.

Observando a mi alrededor encuentro que cada uno gestionamos nuestro tiempo de manera muy distinta. ¿Con cuál te identificas?…

Los defino con todo mi cariño, por favor, no os sintáis ofendidos

– El «Chapucero»: Termina rápido y de cualquier manera (Todo vale)

– El «Perfeccionista»: Nunca es bastante (Dedica más de lo necesario)

– El «Complaciente»: No sabe decir que NO (le cuesta hacerse de valer)

– El «Adicto al Riesgo»: La Adrenalina de apurar hasta el final (que Stress)

– El «Workaholic»: Haz, haz y no pares de hacer (siempre en acción)

Seguro que se te ocurren más… o tal vez tengas un poquito de cada uno…

Dicen que en el término medio está la virtud, tal vez si tuviésemos un poquito de cada perfil podríamos hacer una gestión del tiempo mucho más eficaz y productiva.

Ahora te propongo algunas situaciones, no sé si te resultarán familiares, pero espero que te hagan reflexionar y te ayuden a encontrar las causas de tu falta de tiempo:

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Post 3 – Tu tiempo debe ser para las 6 dimensiones de tu vida

Continuamos con el tercero de la serie de 5 posts de REFLEXIONES sobre la Gestión de nuestro tiempo y la Productividad.

¿Qué expectativas tenemos cuando hacemos un cambio en nuestra gestión del tiempo?

De naturaleza soy cuadriculada y además estudié matemáticas, así que os podéis imaginar la estructura en forma de cubo que tiene mi cabeza. Desde que estaba en la universidad utilizo una agenda. Agenda en la que apunto todo… en mi adolescencia desde las clases, tareas o con quién había quedado para tomar un café y ahora las reuniones, las tareas o a qué hora salen los niños del cole (aunque todos los días sea a la misma hora).

He realizado varios cursos de planificación y de gestión del tiempo.

Pero ¿soy yo la que domina mi tiempo? Creo que no del todo.

Y os comento porqué… Espero que mis reflexiones te ayuden en esa búsqueda de la mejora en la gestión del tiempo y la productividad.

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Post 2 – 10 Principios básicos para mejorar tu PRODUCTIVIDAD

Continuamos con el segundo de la serie de 5 posts de REFLEXIONES sobre la Gestión de nuestro tiempo y la Productividad.

Espero que te resulten útiles, te ayuden a Gestionar mejor las 6 Parcelas del Ciclo de la Vida.

Ahora nos centraremos en 10 principios básicos para mejorar tu PRODUCTIVIDAD.

Pero primero hagamos unos simples cálculos para entender en qué medida se ve perjudicada nuestra productividad en el día a día casi sin darnos cuenta… Las Interrupciones

  • En promedio una persona es interrumpida cada 8 minutos → 7 interrupciones a la hora → Entre 50 y 60 interrupciones al día.
  • Cada interrupción dura aprox. 5 minutos → 250 minutos al día = 4 horas = 50% jornada laboral.
  • Si tenemos en cuenta que el 80% de estas interrupciones son de poco valor

¡¡Perdemos 3 horas al día de trabajo en «chorradas»!!

¿Te suena esta mesa? ¿Una mesa de despacho «normal»? Es la mía un día normal de trabajo….

Trabajando en una mesa desordenada te distraes en promedio 1.5/h por las cosas que encuentras y por no encontrar cosas.

 

Con la lista de asuntos pendientes y las interrupciones y el desorden nos hacen ¡¡perder nuestro tiempo!!

 

10 PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL…

1. Todo el mundo puede llegar a ser productivo
2. La Gestión del Tiempo es la Gestión de Uno Mismo
3. Tus Hábitos crean tu Destino
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Post 1 – Decálogo de ayuda para Gestión del tiempo

A lo largo de los próximos 5 posts Me gustaría compartir con vosotros una serie de REFLEXIONES sobre la Gestión de nuestro tiempo y la Productividad.

Espero que os resulten útiles, os ayuden a Gestionar mejor las 6 Parcelas del Ciclo de la Vida.

Empecemos por hacer un recordatorio de algunos aspectos a tener en cuenta cuando decidimos realizar una Planificación de nuestro tiempo…

AL GESTIONAR TU TIEMPO NO OLVIDES…

1. Ser Ambicioso… Pero Realista (no vives aislado)
2. Aprende a Priorizar (Todo no cabe en tu Día)
3. No Procrastines (Hazlo cuando toca, pero Hazlo)
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¿Por qué complicamos nuestros mensajes? La eficacia de ser directos

Durante unos días he estado compartiendo esta filosofía:

Nos recuerda, entre otras cosas, cuál debe ser nuestra actitud y cómo comunicar: Voz alegre, palabras optimistas y motivadoras, sin criticar a los demás.

En este post me quiero enfocar en el qué. Qué hacer, qué decir.

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¿Cuánto nos cuesta el no saber?

Quiero empezar este post mostrando mi más absoluto respeto y admiración por las personas de vértice de las empresas. Aquellos que tomáis decisiones a diario y aquellos que llevan a cabo los planes de acción diseñados tras esas decisiones.

La tarea de Dirección no es nada fácil, entre otros motivos, porque para ese proceso de toma de decisiones soléis tener datos «incompletos». Se me ocurren algunas observaciones sobre la naturaleza y uso de esa información:

    • (i) En muchos casos son predicciones, con el margen de error que éstas pueden contener.
    • (ii) Trabajáis con datos incompletos. Siempre falta ese último dato que si lo tuvieses, estarías más seguro de la decisión.
    • (iii) El criterio numérico es uno de los muchos a considerar en la toma de la decisión.
    • (iv) La evidencia y objetividad de los datos numéricos no existe como tal. Ver pinceladas de contabilidad
    • (v) Son las personas y no las hojas excel las que deben llevar los planes de acción a la realidad.

Pero por otro lado tal vez merece la pena preguntaros de vez en cuando si tenéis y entendéis toda la información disponible.

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Contable, Háblame con sencillez

Con todos mis respetos hacia la profesión o dedicación contable (en la que me incluyo).

Es muy común que cuando un directivo de otra área o un gerente se dirige a un contable, éste le hable en unos términos técnicos que asustan (cargar, abonar, activar un gasto, amortizar al 20%, provisiones por deterioro de inmovilizado, la cuenta 281, 6210001…) ¿es realmente necesario hablar en estos términos? ¿No sería más fácil de hacerse entender con términos sencillos, claros y con un vocabulario cotidiano?

En contabilidad suele suceder que a conceptos distintos le llamamos de la misma forma: Amortizar (un crédito o un inmovilizado). Y al mismo concepto le llamamos de varias maneras: Flujo de Fondos, Estado de Origen y Aplicación de fondos, Estado de Flujo de Efectivo…. Es estupendo que tengamos esa riqueza de vocabulario, pero no la usemos para «liar» a los demás.

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El Rol de Líder

Cada día se abren nuevos debates sobre el Líder, las características que debe tener, las «recetas» que lo impulsarán al éxito.

Un líder nace, y si cuida sus dotes innatas podrá triunfar, pero yo creo que también un líder se hace. Aprende a ser líder y si tiene el entorno adecuado también puede triunfar.

Me gustaría compartir con vosotros la maravillosa lista de cualidades que debe tener un Buen Líder que entregaba (2004) el Prof. Jose Mª Rodriguez Porras (IESE) en sus magníficas clases de Factor Humano. Esto que escribiré a continuación lo entregaba en una hoja tamaño especial de cartera, para que lo llevásemos siempre encima y no se nos olvidase nada (genial)

Las cualidades de un Buen Líder

1. “Tiene los conocimientos y las habilidades propios de su ámbito de actividad, por lo que despierta confianza en su competencia”.

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La tortuga y la liebre

El cuento de la tortuga y la liebre es una fábula de animales que refleja:

toda acción tiene una consecuencia, por eso tenemos que pensar antes de actuar.

Que me perdone el autor de esta fábula «aumentada», pero no sé quién es….

Merece la pena invertir 5 minutos en leerla y 10 min en releerla y disfrutarla….

El comienzo de la fábula es por casi todos conocido…

Una tortuga y una liebre siempre discutían sobre quién era más rápida. Para solucionar la disputa decidieron hacer una carrera. Eligieron una ruta y comenzaron a correr. La liebre arrancó a toda velocidad y corrió rápidamente durante un tiempo. Luego, al ver que llevaba mucha ventaja, decidió sentarse bajo un árbol para descansar un rato y recuperar fuerzas, pero pronto se durmió.

La tortuga, que andaba a paso lento, la alcanzó, la superó y ganó la carrera.

Moraleja 1: los lentas y estables ganan la carrera.

Pero la historia no termina aquí…

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