El Presupuesto, algunos comentarios sobre su elaboración y uso

Ya he comentado en alguna ocasión que soy matemática, y aunque no ejerza como tal, mi punto de “cuadriculada” no lo he perdido del todo. Recuerdo cuando empecé a trabajar tenia una libretita donde el día 28 del mes (me pagaban puntualmente) apuntaba mi sueldo cobrado y que cada día apuntaba los pagos que realizaba (el pan, el bus, etc.), luego pasé a registrar los gastos estimación de teléfono, visa (pago vs gasto); con el objetivo de llegar a fin de mes.

Y pasan los años y …. se acerca el final del año y todos estamos en mayor o menor medida “obsesionados” con el presupuesto y su cumplimiento. En muchos casos más preocupados por el de la empresa que por el propio. Entre otros motivos, porque a lo mejor nuestro sueldo depende de haber alcanzado o sobrepasado estas estimaciones de resultados.

Pero ¿qué es exactamente la planificación presupuestaria y, lo más importante, para qué sirve? A continuación me gustaría darte una introducción…. espero que te resulte útil.

Si quiero ir desde Sevilla a Nueva York, el objetivo lo tengo claro, llegar a Nueva York, pero tendré que determinar otro tipo de detalles, por ejemplo en cuánto tiempo. Igual para las empresas, tienen unos objetivos, normalmente contenidos en su plan estratégico. Objetivos de cuota de mercado, de resultado económico, de posicionamiento, etc. Objetivos determinados a largo plazo.

Estos objetivos son el fin o la meta a alcanzar y el presupuesto proporciona los medios, el camino a seguir para alcanzarlo. En mi caso para ir a Nueva York debo determinar qué recursos necesito (ropa, vehículo, comida, dinero, etc.) y si voy a obtener recursos por el camino (por trabajo, por préstamos). Este detalle realizado antes de mi viaje es mi presupuesto.

Es decir, el presupuesto es un detalle de los medios necesarios para alcanzar un fin.

Si en mi viaje en vez de ir sola fuese con un grupo de personas, deberíamos establecer un detalle conjunto de los recursos, lo ideal es tener claramente especificado y cuantificado cada uno de estos medios para poder orientar mejor los pasos que debemos seguir cada uno, y por tanto avanzar todos juntos.

En definitiva, el proceso de elaboración de presupuestos consiste en establecer los objetivos para toda la empresa, trazar planes y estándares de actuación para cada área de actividad. Tradicionalmente, los presupuestos se han utilizado para controlar el gasto, pero es más útil y constructivo tratar el proceso de elaboración del presupuesto como un medio de conseguir el uso más efectivo y provechoso de los recursos de la empresa mediante la planificación y el control.

Está claro que el futuro no puede predecirse con exactitud y una sensata precaución es la de planificar un resultado futuro que sea probable, en lugar de poner todas las esperanzas en sólo un resultado incierto. Cómo va a ser mi meta ir a Nueva York en 1 semana si voy andando…

Es muy importante en la elaboración del presupuesto que se consideren todas las dimensiones de las actividades de una empresa. Cada actividad ejerce un efecto sobre muchas otras actividades. Es más, la elaboración del presupuesto puede considerarse una ayuda importante a la comunicación, y el proceso debe permitir a cada directivo ver cómo su área de actividad encaja en el conjunto y contribuye a la empresa.

Una vez elaborado el presupuesto y se empieza a funcionar, empieza el Control presupuestario. Es decir, se comparan los resultados reales con los previstos y, lo ideal, es tomar las medidas correctoras basándose en las desviaciones importantes respecto a los resultados previstos.

Y desde el punto de vista del control es poco fructífero comparar un plan para un nivel de actividad con los resultados reales si éstos están en otros niveles de actividad. Sería mucho más útil a efectos de control el realizar un presupuesto flexible que nos permita comparar los resultados reales con los resultados presupuestados para el nivel alcanzado de actividad.

Os adjunto Listado de preguntas de comprobación para la elaboración de presupuestos y Resumen de de deberes y responsabilidades del director de presupuestos extraídos del Manual de Control de Costes de Richard Wilson (Ed. Deusto)

Y como resumen os añado este vídeo sobre el presupuesto familiar (haz clic en imagen para ver vídeo):

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