RESUMEN DE DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL DIRECTOR DE PRESUPUESTOS.

A) La función del director de presupuestos es facilitar la orientación y control de la empresa:

  1. Asegurando la generación y difusión de la información necesaria para la toma de decisiones y planificación a cada persona de la empresa que tenga tales responsabilidades. La información puede incluir, pero sin limitarse a ello, previsiones de las condiciones económicas y sociales, influencias de los poderes públicos, objetivos y estándares de la empresa para la toma de decisiones, orientaciones económicas y financieras, datos de actuación, estándares de actuación y los planes previamente necesarios de otras personas de la empresa.
  2. Estableciendo y manteniendo un sistema de planificación que:
  3. canalice la información (del punto 1 anterior) a cada persona responsable de la planificación;
  4. programe la formulación de los planes
  5. estructure los planes de las subsecciones de la empresa en conjunto que puedan someterse a pruebas puntuales en busca de desviaciones importantes respecto a las orientaciones económicas y financieras y respecto a la consecución de los objetivos, y repita el proceso con segmentos mayores de la empresa hasta llegar a abarcar a toda esta en su conjunto.
  6. difunda comunicados de aprobación, desaprobación o revisión de los planes entre las personas afectadas de acuerdo con las líneas de autoridad establecidas y con las responsabilidades dentro de la empresa.
  7. Creando y utilizando modelos de la empresa en su totalidad y por subsecciones, para comprobar el efecto de las variables internas y externas sobre el logro de los objetivos de la empresa.
  8. Asegurando que los datos sobre actuación se acumulen; se relacionen con los centros de responsabilidad dentro de la empresa; se comparen con los planes, tanto del periodo como del proyecto, de cada centro; se transmitan a cada centro; y que se efectúe el análisis de desviaciones en la actuación real respecto a la planificada.

B) El director de presupuestos puede utilizar los servicios de otras personas de la empresa (entre ellas, pero sin excluir a otras, los contables, personal de proceso de datos, economistas, analistas de mercado, analistas financieros e ingenieros) o puede realizarlos él mismo, pero tiene la responsabilidad primordial de asegurar que las funciones antes descritas se integren en un sistema coherente y completo que facilite la planificación y el control de la empresa por parte de los miembros de la misma que tengan a su cargo dichas responsabilidades.

LISTA DE COMPROBACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS.

1.- ¿Son explícitos los planes?

2.- ¿Se comprenden los planes?

3.- Se aceptan los planes (y la función de planificación) dentro de la empresa?

4.- ¿Pueden adaptarse los planes para hacer frente a los cambios?

5.- ¿Son los planes (y los objetivos) compatibles con las limitaciones internas y externas?

6.- ¿Pueden supervisarse los planes en forma cuantificada?

7.- ¿Se está ampliando o reduciendo el nivel de actividad de la empresa?

8.- ¿Qué efecto tiene la respuesta a la pregunta 7 sobre las necesidades de recursos humanos?

9.- ¿Qué efecto tiene la respuesta a la pregunta 7 sobre las necesidades financieras?

10.- ¿Qué efecto tiene la respuesta a la pregunta 7 sobre las necesidades administrativas?

11.- ¿Están desarrollándose nuevos productos/servicios? Si es así ¿han sido cuidadosamente evaluadas las necesidades del consumidor?

12.- ¿Se ha considerado debidamente la posibilidad de utilizar nuevos materiales, procesos y tecnología?

13.- ¿Quiénes se verán afectados por los planes futuros? ¿Cómo se verán afectadas estas personas?

14.- Si se practica la dirección por objetivos ¿alcanzan los directivos ssus objetivos? Si no es así ¿por qué no?

15.- ¿Comprenden plenamente todos los empleados (y especialmente supervisores t directivos) las consecuencias que su trabajo tiene para el coste? ¿Son capaces de planificar las expectativas de coste de acuerdo a ello?

16.- ¿Pueden las personas responsables de la empresa trabajar con arreglo a los presupuestos?

17.- ¿Pueden las personas responsables ayudar a desarrollar los objetivos de coste para sí mismo y para sus subordinados?

18.- ¿Cuenta el proceso de elaboración de presupuestos con el apoyo de la alta dirección?

19.- ¿Se considera el proceso de elaboración de presupuestos una importante herramienta de dirección en lugar de una técnica contable?

20.- ¿Guarda relación el período de tiempo cubierto por el presupuesto con la necesidad y la posibilidad de una acción efectiva por parte de la dirección?

21.- ¿Se han recopilado las cifras del presupuesto basándose en las mismas definiciones que se vayan a aplicar a las cifras reales con que se compararán?

22.- ¿Conducen las meas presupuestarias a la consecución de los objetivos?

23.- ¿Representan las metas presupuestarias objetivos razonablemente alcanzables?

24.- ¿Se centra el esfuerzo de control solamente en las desviaciones importantes respecto al plan?

25.- ¿Se distingue cuidadosamente en el proceso de elaboración de presupuestos la función de staff de la función de línea?

26.- ¿Son flexibles los presupuestos con relación a las condiciones cambiantes?

27.- ¿Se utiliza el presupuesto como instrumento para la planificación y control operativos en lugar de emplearlo como un instrumento inflexible de dominio?

28.- ¿Están clasificados los gastos presupuestados con suficiente detalle y en el suficiente número de apartados para permitir la estimación de los costes por partidas y funciones principales dentro de cada área de responsabilidad?

29.- ¿Incluyen los informes de control presupuestario las razones además de los resultados?

30.- ¿Motivan los presupuestos a las personas en la dirección deseada?

31.- ¿Fomenta la delegación el proceso de elaboración de presupuestos?

32.- ¿Se logra el equilibrio entre la elaboración de presupuestos para las actividades a corto plazo y la estrategia de planificación a largo plazo?

33.- ¿Se ha prestado la debida atención a la adopción de la elaboración de presupuestos móviles como procedimiento opuesto a la elaboración de presupuestos puramente periódica?

34.- ¿Se basa el presupuesto en un conocimiento completo de las pautas de comportamiento de los costes?

35.- ¿Están suficientemente desarrollados los procedimientos de predicción?

36.- ¿Existe un responsable de presupuestos? Si no es así, ¿por qué no? En caso afirmativo ¿e conocen con todo detalle sus puntos de vista, orientaciones y necesidades?

37.- ¿Cuenta la empresa con un comité de presupuestos?

38.- ¿Se comprenden los peligros de la elaboración de presupuestos? ¿Se evitan?

39.- ¿Se basa todo el esfuerzo de planificación o elaboración de presupuestos en una evaluación cuidadosa y continua de todos los factores importantes (tanto externos como internos) que influirán en el futuro?

40.- ¿Se utiliza la imaginación a la hora de determinar formas alternativas de proceder, antes de su evaluación con relación a los objetivos de la empresa?

Y tantas Redes Sociales ¿para qué?

Esta pregunta me la han hecho este verano más de 5 personas. El ejecutivo que se ha dado de alta en LinkedIn (sin foto), con la esperanza de poder evitar los mensajes de invitación continuos; el director que rehuye de Facebook porque no le parece correcto mostrar su vida privada, su foto en la playa o su comida familiar; la madre de familia trabajadora que no entiende cómo se puede contar algo en menos de 140 caracteres.

Aunque no suele ser temática habitual en este blog, intentaré en este post explicar de la manera más breve y clara posible para qué uso yo cada una de estas tres Redes Sociales. No pretendo dar lecciones ni ser ejemplo de nada, no soy experta, pero a lo mejor si puedo ayudar a resolver algunas dudas y porqué no, a sembrar el «gusanillo» del social media en alguno 🙂

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Recomendaciones antes de implantar costes ABC (Activity Based Costing)

Hace unos meses comentábamos ¿Para qué la Contabilidad Analítica?

Nos gustaría seguir con esta secuencia sobre el uso y «disfrute» de la Contabilidad Analítica para la gestión.

photoHemos pedido a Daniel Granero, gran profesional, controller y conocedor de las técnicas Contables que nos dé su opinión sobre qué aspectos deberíamos tener en cuenta a la hora de implantar un sistema de costes. En concreto un sistema de costes ABC.

Nota: Se conoce por Sistema ABC aquel que se basa en las Actividades. Es decir, el objetivo es definir las actividades que añaden valor e identificar y acumular los costes de cada Actividad.

 

Compartimos su opinión. Espero que os sume y os aclare conceptos.

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No es fácil tomar una decisión sobre el sistema de costes más adecuado para la empresa.

Las necesidades de reporting pueden ser diversas dependiendo de la dirección, de la estrategia de la empresa y de los sistemas de información.

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¿Por qué complicamos nuestros mensajes? La eficacia de ser directos

Durante unos días he estado compartiendo esta filosofía:

Nos recuerda, entre otras cosas, cuál debe ser nuestra actitud y cómo comunicar: Voz alegre, palabras optimistas y motivadoras, sin criticar a los demás.

En este post me quiero enfocar en el qué. Qué hacer, qué decir.

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¿Cómo utilizar la Contabilidad Analítica para la gestión de la empresa?

Empezaba en el mes de Octubre dando pinceladas sobre la utilidad de la Contabilidad Analítica para la toma de decisiones y la gestión de la empresa (AQUI). Hoy me gustaría continuar con esta herramienta de gestión tan útil para empresarios y directivos.

Algunas preguntas que se hacen los directivos:

  • A este producto ¿le gano mucho dinero?
  • A este producto seguro que le pierdo dinero, pero no me queda otra alternativa que venderlo para poder ganar en otros pero ¿me compensa?
  • Este cliente es una ruina ¿seguro?
  • Mis ventas aumentan (o caen) y no comprendo el porqué de la variación de mis costes y resultado.
  • ¿Debo seguir fabricando este producto o me conviene comprarlo a proveedores externos y solo comercializarlo?
  • ¿Debo integrar las actividades de transporte y distribución y dejar de subcontratar?
  • ¿Cómo medir los resultados “parciales”? Por ejemplo para incentivar al personal.
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El Presupuesto, algunos comentarios sobre su elaboración y uso

Ya he comentado en alguna ocasión que soy matemática, y aunque no ejerza como tal, mi punto de «cuadriculada» no lo he perdido del todo. Recuerdo cuando empecé a trabajar tenia una libretita donde el día 28 del mes (me pagaban puntualmente) apuntaba mi sueldo cobrado y que cada día apuntaba los pagos que realizaba (el pan, el bus, etc.), luego pasé a registrar los gastos estimación de teléfono, visa (pago vs gasto); con el objetivo de llegar a fin de mes.

Y pasan los años y …. se acerca el final del año y todos estamos en mayor o menor medida «obsesionados» con el presupuesto y su cumplimiento. En muchos casos más preocupados por el de la empresa que por el propio. Entre otros motivos, porque a lo mejor nuestro sueldo depende de haber alcanzado o sobrepasado estas estimaciones de resultados.

Pero ¿qué es exactamente la planificación presupuestaria y, lo más importante, para qué sirve? A continuación me gustaría darte una introducción…. espero que te resulte útil.

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El impacto de Internet en el aprendizaje

Hoy estoy dando un repaso sobre el impacto de internet en el aprendizaje. No cabe duda que es una revolución. No sólo por el hecho de estar conectados, si no por la aparición de e-learning, de b-learning, los usos de la aplicación 2.0, etc.

Pero al fin y al cabo internet es una herramienta más ¿no?. Un herramienta «prodigiosa» que nos conecta unos a otros… y que hace mucho más, por ejemplo facilitar la formación permanente, «To improve my mind»
Isaac Asimov lo tenía muy claro ya en el año 1988. Por favor, dedica unos minutos (7min 54sg) a ver este vídeo, casi 8min de genialidad y de visión.

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El Rol de Líder

Cada día se abren nuevos debates sobre el Líder, las características que debe tener, las «recetas» que lo impulsarán al éxito.

Un líder nace, y si cuida sus dotes innatas podrá triunfar, pero yo creo que también un líder se hace. Aprende a ser líder y si tiene el entorno adecuado también puede triunfar.

Me gustaría compartir con vosotros la maravillosa lista de cualidades que debe tener un Buen Líder que entregaba (2004) el Prof. Jose Mª Rodriguez Porras (IESE) en sus magníficas clases de Factor Humano. Esto que escribiré a continuación lo entregaba en una hoja tamaño especial de cartera, para que lo llevásemos siempre encima y no se nos olvidase nada (genial)

Las cualidades de un Buen Líder

1. “Tiene los conocimientos y las habilidades propios de su ámbito de actividad, por lo que despierta confianza en su competencia”.

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La tortuga y la liebre

El cuento de la tortuga y la liebre es una fábula de animales que refleja:

toda acción tiene una consecuencia, por eso tenemos que pensar antes de actuar.

Que me perdone el autor de esta fábula «aumentada», pero no sé quién es….

Merece la pena invertir 5 minutos en leerla y 10 min en releerla y disfrutarla….

El comienzo de la fábula es por casi todos conocido…

Una tortuga y una liebre siempre discutían sobre quién era más rápida. Para solucionar la disputa decidieron hacer una carrera. Eligieron una ruta y comenzaron a correr. La liebre arrancó a toda velocidad y corrió rápidamente durante un tiempo. Luego, al ver que llevaba mucha ventaja, decidió sentarse bajo un árbol para descansar un rato y recuperar fuerzas, pero pronto se durmió.

La tortuga, que andaba a paso lento, la alcanzó, la superó y ganó la carrera.

Moraleja 1: los lentas y estables ganan la carrera.

Pero la historia no termina aquí…

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