A) La función del director de presupuestos es facilitar la orientación y control de la empresa:
- Asegurando la generación y difusión de la información necesaria para la toma de decisiones y planificación a cada persona de la empresa que tenga tales responsabilidades. La información puede incluir, pero sin limitarse a ello, previsiones de las condiciones económicas y sociales, influencias de los poderes públicos, objetivos y estándares de la empresa para la toma de decisiones, orientaciones económicas y financieras, datos de actuación, estándares de actuación y los planes previamente necesarios de otras personas de la empresa.
- Estableciendo y manteniendo un sistema de planificación que:
- canalice la información (del punto 1 anterior) a cada persona responsable de la planificación;
- programe la formulación de los planes
- estructure los planes de las subsecciones de la empresa en conjunto que puedan someterse a pruebas puntuales en busca de desviaciones importantes respecto a las orientaciones económicas y financieras y respecto a la consecución de los objetivos, y repita el proceso con segmentos mayores de la empresa hasta llegar a abarcar a toda esta en su conjunto.
- difunda comunicados de aprobación, desaprobación o revisión de los planes entre las personas afectadas de acuerdo con las líneas de autoridad establecidas y con las responsabilidades dentro de la empresa.
- Creando y utilizando modelos de la empresa en su totalidad y por subsecciones, para comprobar el efecto de las variables internas y externas sobre el logro de los objetivos de la empresa.
- Asegurando que los datos sobre actuación se acumulen; se relacionen con los centros de responsabilidad dentro de la empresa; se comparen con los planes, tanto del periodo como del proyecto, de cada centro; se transmitan a cada centro; y que se efectúe el análisis de desviaciones en la actuación real respecto a la planificada.
B) El director de presupuestos puede utilizar los servicios de otras personas de la empresa (entre ellas, pero sin excluir a otras, los contables, personal de proceso de datos, economistas, analistas de mercado, analistas financieros e ingenieros) o puede realizarlos él mismo, pero tiene la responsabilidad primordial de asegurar que las funciones antes descritas se integren en un sistema coherente y completo que facilite la planificación y el control de la empresa por parte de los miembros de la misma que tengan a su cargo dichas responsabilidades.
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