RESUMEN DE DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL DIRECTOR DE PRESUPUESTOS.

A) La función del director de presupuestos es facilitar la orientación y control de la empresa:

  1. Asegurando la generación y difusión de la información necesaria para la toma de decisiones y planificación a cada persona de la empresa que tenga tales responsabilidades. La información puede incluir, pero sin limitarse a ello, previsiones de las condiciones económicas y sociales, influencias de los poderes públicos, objetivos y estándares de la empresa para la toma de decisiones, orientaciones económicas y financieras, datos de actuación, estándares de actuación y los planes previamente necesarios de otras personas de la empresa.
  2. Estableciendo y manteniendo un sistema de planificación que:
  3. canalice la información (del punto 1 anterior) a cada persona responsable de la planificación;
  4. programe la formulación de los planes
  5. estructure los planes de las subsecciones de la empresa en conjunto que puedan someterse a pruebas puntuales en busca de desviaciones importantes respecto a las orientaciones económicas y financieras y respecto a la consecución de los objetivos, y repita el proceso con segmentos mayores de la empresa hasta llegar a abarcar a toda esta en su conjunto.
  6. difunda comunicados de aprobación, desaprobación o revisión de los planes entre las personas afectadas de acuerdo con las líneas de autoridad establecidas y con las responsabilidades dentro de la empresa.
  7. Creando y utilizando modelos de la empresa en su totalidad y por subsecciones, para comprobar el efecto de las variables internas y externas sobre el logro de los objetivos de la empresa.
  8. Asegurando que los datos sobre actuación se acumulen; se relacionen con los centros de responsabilidad dentro de la empresa; se comparen con los planes, tanto del periodo como del proyecto, de cada centro; se transmitan a cada centro; y que se efectúe el análisis de desviaciones en la actuación real respecto a la planificada.

B) El director de presupuestos puede utilizar los servicios de otras personas de la empresa (entre ellas, pero sin excluir a otras, los contables, personal de proceso de datos, economistas, analistas de mercado, analistas financieros e ingenieros) o puede realizarlos él mismo, pero tiene la responsabilidad primordial de asegurar que las funciones antes descritas se integren en un sistema coherente y completo que facilite la planificación y el control de la empresa por parte de los miembros de la misma que tengan a su cargo dichas responsabilidades.

LISTA DE COMPROBACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS.

1.- ¿Son explícitos los planes?

2.- ¿Se comprenden los planes?

3.- Se aceptan los planes (y la función de planificación) dentro de la empresa?

4.- ¿Pueden adaptarse los planes para hacer frente a los cambios?

5.- ¿Son los planes (y los objetivos) compatibles con las limitaciones internas y externas?

6.- ¿Pueden supervisarse los planes en forma cuantificada?

7.- ¿Se está ampliando o reduciendo el nivel de actividad de la empresa?

8.- ¿Qué efecto tiene la respuesta a la pregunta 7 sobre las necesidades de recursos humanos?

9.- ¿Qué efecto tiene la respuesta a la pregunta 7 sobre las necesidades financieras?

10.- ¿Qué efecto tiene la respuesta a la pregunta 7 sobre las necesidades administrativas?

11.- ¿Están desarrollándose nuevos productos/servicios? Si es así ¿han sido cuidadosamente evaluadas las necesidades del consumidor?

12.- ¿Se ha considerado debidamente la posibilidad de utilizar nuevos materiales, procesos y tecnología?

13.- ¿Quiénes se verán afectados por los planes futuros? ¿Cómo se verán afectadas estas personas?

14.- Si se practica la dirección por objetivos ¿alcanzan los directivos ssus objetivos? Si no es así ¿por qué no?

15.- ¿Comprenden plenamente todos los empleados (y especialmente supervisores t directivos) las consecuencias que su trabajo tiene para el coste? ¿Son capaces de planificar las expectativas de coste de acuerdo a ello?

16.- ¿Pueden las personas responsables de la empresa trabajar con arreglo a los presupuestos?

17.- ¿Pueden las personas responsables ayudar a desarrollar los objetivos de coste para sí mismo y para sus subordinados?

18.- ¿Cuenta el proceso de elaboración de presupuestos con el apoyo de la alta dirección?

19.- ¿Se considera el proceso de elaboración de presupuestos una importante herramienta de dirección en lugar de una técnica contable?

20.- ¿Guarda relación el período de tiempo cubierto por el presupuesto con la necesidad y la posibilidad de una acción efectiva por parte de la dirección?

21.- ¿Se han recopilado las cifras del presupuesto basándose en las mismas definiciones que se vayan a aplicar a las cifras reales con que se compararán?

22.- ¿Conducen las meas presupuestarias a la consecución de los objetivos?

23.- ¿Representan las metas presupuestarias objetivos razonablemente alcanzables?

24.- ¿Se centra el esfuerzo de control solamente en las desviaciones importantes respecto al plan?

25.- ¿Se distingue cuidadosamente en el proceso de elaboración de presupuestos la función de staff de la función de línea?

26.- ¿Son flexibles los presupuestos con relación a las condiciones cambiantes?

27.- ¿Se utiliza el presupuesto como instrumento para la planificación y control operativos en lugar de emplearlo como un instrumento inflexible de dominio?

28.- ¿Están clasificados los gastos presupuestados con suficiente detalle y en el suficiente número de apartados para permitir la estimación de los costes por partidas y funciones principales dentro de cada área de responsabilidad?

29.- ¿Incluyen los informes de control presupuestario las razones además de los resultados?

30.- ¿Motivan los presupuestos a las personas en la dirección deseada?

31.- ¿Fomenta la delegación el proceso de elaboración de presupuestos?

32.- ¿Se logra el equilibrio entre la elaboración de presupuestos para las actividades a corto plazo y la estrategia de planificación a largo plazo?

33.- ¿Se ha prestado la debida atención a la adopción de la elaboración de presupuestos móviles como procedimiento opuesto a la elaboración de presupuestos puramente periódica?

34.- ¿Se basa el presupuesto en un conocimiento completo de las pautas de comportamiento de los costes?

35.- ¿Están suficientemente desarrollados los procedimientos de predicción?

36.- ¿Existe un responsable de presupuestos? Si no es así, ¿por qué no? En caso afirmativo ¿e conocen con todo detalle sus puntos de vista, orientaciones y necesidades?

37.- ¿Cuenta la empresa con un comité de presupuestos?

38.- ¿Se comprenden los peligros de la elaboración de presupuestos? ¿Se evitan?

39.- ¿Se basa todo el esfuerzo de planificación o elaboración de presupuestos en una evaluación cuidadosa y continua de todos los factores importantes (tanto externos como internos) que influirán en el futuro?

40.- ¿Se utiliza la imaginación a la hora de determinar formas alternativas de proceder, antes de su evaluación con relación a los objetivos de la empresa?

¿Eres «digital»? ¡¡Puedes ayudar a reducir la brecha!!

Hace tiempo escribía sobre la Brecha Digital. Hoy quiero retomar este tema. Empiezo compartiendo un vídeo:

Es mi hija pequeña con 2 años el primer día que cogió mi Ipad. Increíble como hace el puzzle ¿verdad?
Hoy, un año después escucha cuentos, aprende vocabulario en inglés, hace fotos y muchas cosas más.

Y estoy convencida que, con una orientación y dosis adecuada las Nuevas Tecnologías no hacen más que sumar. Para comunicar, para compartir, para aprender, para ejercitar, para gestionar, para acompañar, para estudiar, para descubrir, para atender, para crecer, para un largo etc. Vemos multitud de ejemplos del buen uso de las tecnologías cada día.
Pero, por otro lado, todavía son muchos los adultos que escogemos el móvil en función de su sencillez y que utilizamos las tecnologías de la información cuando «no hay más remedio». O hay quien no «se fía» o no le convence eso de tener sus datos «en la nube» o compartir a través de redes sociales.

Y nuestros abuelos o padres aunque siguen prefiriendo la comunicación “real” a través de medios tradicionales. Pero… cuando tienen y entienden Whatsapp de pronto sus seres queridos están más cerca, dándoles cariño, aunque sea a través de la pantalla del móvil. Y eso les hace felices, a sus visitas «reales» le suman los «Buenos días» y «Que descanses» en el móvil.

Sin duda, la brecha digital es evidente y supone uno de los mayores quebraderos de cabeza para los países desarrollados.

Me gustaría repasara qué dice la literatura respecto a la brecha generacional, definiendo tres o grupos claramente diferenciados (y muy lógicos). ¿En qué grupo te encuentras tú?

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«Dirigimos tal como somos»

Esta era uno de los muchos aprendizajes que extraíamos de las impecables sesiones del Prof. Javier Fatsini (IIST) y Prof. Jose Mª Rodríguez Porras (IESE).

Pero ¿cómo somos?

La semana pasada en una provechosa, edificante y divertida jornada con Prof. Luis Mª Huete en Instituto Internacional San Telmo discutíamos sobre las tres psicologías directivas.

Me gustaría compartir con vosotros lo que entendí sobre estas psicologías. Sin duda cada uno, por nuestro temperamento, nos podemos asociar con uno de estos perfiles, aunque luego, tal como determinen las circunstancias debamos adoptar, temporalmente, uno de los otros.

1) ARTISTAS: Somos aquellos a los que nos apasiona nuestro trabajo, perdemos el sentido de la proporción (en términos del tiempo dedicado por ejemplo) y en cierta forma necesitamos sentirnos integrados en el grupo.

2) GESTORES: Somos aquellos que tenemos una mente muy buena para planificar, para hacer seguimiento, poner orden y medir.

3) EMPRENDEDORES: Somos aquellos con una habilidad muy grande para entender el mercado. No nos importa correr ciertos riesgos, incluso personales, para hacer posible algo.

Interesante ¿verdad? ¿En qué perfil te encuentras?.

Se dice, cuenta, comenta que las transformaciones en las empresas requieren de los perfiles de Artista y de Emprendedor. Aunque sin duda el perfil de Gestor es fundamental para ordenar, progresar y crecer.

Debo confesar, que soy Artista (creo). Lo he contrastado con el que más de cerca sufre mis «no sentido de la proporción» y está de acuerdo, aunque añade que «con ciertas pinceladas de perfil Emprendedor». Es super-interesante contrastar tu propia opinión con alguien muy cercano, se aprende mucho. Os lo recomiendo.

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Y tantas Redes Sociales ¿para qué?

Esta pregunta me la han hecho este verano más de 5 personas. El ejecutivo que se ha dado de alta en LinkedIn (sin foto), con la esperanza de poder evitar los mensajes de invitación continuos; el director que rehuye de Facebook porque no le parece correcto mostrar su vida privada, su foto en la playa o su comida familiar; la madre de familia trabajadora que no entiende cómo se puede contar algo en menos de 140 caracteres.

Aunque no suele ser temática habitual en este blog, intentaré en este post explicar de la manera más breve y clara posible para qué uso yo cada una de estas tres Redes Sociales. No pretendo dar lecciones ni ser ejemplo de nada, no soy experta, pero a lo mejor si puedo ayudar a resolver algunas dudas y porqué no, a sembrar el «gusanillo» del social media en alguno 🙂

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Recomendaciones antes de implantar costes ABC (Activity Based Costing)

Hace unos meses comentábamos ¿Para qué la Contabilidad Analítica?

Nos gustaría seguir con esta secuencia sobre el uso y «disfrute» de la Contabilidad Analítica para la gestión.

photoHemos pedido a Daniel Granero, gran profesional, controller y conocedor de las técnicas Contables que nos dé su opinión sobre qué aspectos deberíamos tener en cuenta a la hora de implantar un sistema de costes. En concreto un sistema de costes ABC.

Nota: Se conoce por Sistema ABC aquel que se basa en las Actividades. Es decir, el objetivo es definir las actividades que añaden valor e identificar y acumular los costes de cada Actividad.

 

Compartimos su opinión. Espero que os sume y os aclare conceptos.

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No es fácil tomar una decisión sobre el sistema de costes más adecuado para la empresa.

Las necesidades de reporting pueden ser diversas dependiendo de la dirección, de la estrategia de la empresa y de los sistemas de información.

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Post 5 – Trucos para gestionar interrupciones, reuniones y papeleo

Llegamos al final de la serie de 5 post de REFLEXIONES sobre la Gestión de nuestro tiempo y la Productividad. Que no quiere decir que sean éstas las últimas reflexiones y consejos…

En la entrada anterior definía los «Perfiles del tiempo» y te invitaba a reflexionar sobre algunos errores «típicos». En la entrada de hoy me gustaría seguir reflexionando sobre algunos

«Trucos» que podemos utilizar a la hora de gestionar Interrupciones, Reuniones y Papeleo

A mí me ayudan a dominar mi tiempo y no que me domine él a mí. Espero que te ayuden a tí también a mejorar tu gestión del tiempo o al menos a reflexionar sobre ella.

Interrupciones GESTIONA LAS INTERRUPCIONES:

– No confundas la Política de “Puerta Abierta” con el “Entra Cuando Quieras”
– Soluciona lo Pendiente cuando te convenga No esperes a que se convierta en urgente y entonces te interrumpa.
– Estar de Pie acorta las interrupciones. Levántate.
– Limita las interrupciones con un “Solo tengo 5 min
– Si no paras de MIRARLOS, no paras de INVITARLOS a que te interrumpan
– Piensa qué vas a decir y cómo vas a decirlo. No improvises la llamada
– No pospongas las llamadas difíciles. Te restan concentración
– Controla a ese nuevo Villano en tu Vida: El CORREO ELECTRONICO

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Post 4 – Tu perfil del tiempo

Continuamos con el cuarto de la serie de 5 posts de REFLEXIONES sobre la Gestión de nuestro tiempo y la Productividad.

¿Qué PERFIL DE TIEMPO tenemos y cuáles son algunos de los errores «típicos»?

Cada persona somos un mundo, tenemos una manera de funcionar, actuar, pensar… diferente. Ni mejor ni peor, diferente. Y en la gestión del tiempo también.

Observando a mi alrededor encuentro que cada uno gestionamos nuestro tiempo de manera muy distinta. ¿Con cuál te identificas?…

Los defino con todo mi cariño, por favor, no os sintáis ofendidos

– El «Chapucero»: Termina rápido y de cualquier manera (Todo vale)

– El «Perfeccionista»: Nunca es bastante (Dedica más de lo necesario)

– El «Complaciente»: No sabe decir que NO (le cuesta hacerse de valer)

– El «Adicto al Riesgo»: La Adrenalina de apurar hasta el final (que Stress)

– El «Workaholic»: Haz, haz y no pares de hacer (siempre en acción)

Seguro que se te ocurren más… o tal vez tengas un poquito de cada uno…

Dicen que en el término medio está la virtud, tal vez si tuviésemos un poquito de cada perfil podríamos hacer una gestión del tiempo mucho más eficaz y productiva.

Ahora te propongo algunas situaciones, no sé si te resultarán familiares, pero espero que te hagan reflexionar y te ayuden a encontrar las causas de tu falta de tiempo:

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Post 3 – Tu tiempo debe ser para las 6 dimensiones de tu vida

Continuamos con el tercero de la serie de 5 posts de REFLEXIONES sobre la Gestión de nuestro tiempo y la Productividad.

¿Qué expectativas tenemos cuando hacemos un cambio en nuestra gestión del tiempo?

De naturaleza soy cuadriculada y además estudié matemáticas, así que os podéis imaginar la estructura en forma de cubo que tiene mi cabeza. Desde que estaba en la universidad utilizo una agenda. Agenda en la que apunto todo… en mi adolescencia desde las clases, tareas o con quién había quedado para tomar un café y ahora las reuniones, las tareas o a qué hora salen los niños del cole (aunque todos los días sea a la misma hora).

He realizado varios cursos de planificación y de gestión del tiempo.

Pero ¿soy yo la que domina mi tiempo? Creo que no del todo.

Y os comento porqué… Espero que mis reflexiones te ayuden en esa búsqueda de la mejora en la gestión del tiempo y la productividad.

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Post 2 – 10 Principios básicos para mejorar tu PRODUCTIVIDAD

Continuamos con el segundo de la serie de 5 posts de REFLEXIONES sobre la Gestión de nuestro tiempo y la Productividad.

Espero que te resulten útiles, te ayuden a Gestionar mejor las 6 Parcelas del Ciclo de la Vida.

Ahora nos centraremos en 10 principios básicos para mejorar tu PRODUCTIVIDAD.

Pero primero hagamos unos simples cálculos para entender en qué medida se ve perjudicada nuestra productividad en el día a día casi sin darnos cuenta… Las Interrupciones

  • En promedio una persona es interrumpida cada 8 minutos → 7 interrupciones a la hora → Entre 50 y 60 interrupciones al día.
  • Cada interrupción dura aprox. 5 minutos → 250 minutos al día = 4 horas = 50% jornada laboral.
  • Si tenemos en cuenta que el 80% de estas interrupciones son de poco valor

¡¡Perdemos 3 horas al día de trabajo en «chorradas»!!

¿Te suena esta mesa? ¿Una mesa de despacho «normal»? Es la mía un día normal de trabajo….

Trabajando en una mesa desordenada te distraes en promedio 1.5/h por las cosas que encuentras y por no encontrar cosas.

 

Con la lista de asuntos pendientes y las interrupciones y el desorden nos hacen ¡¡perder nuestro tiempo!!

 

10 PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL…

1. Todo el mundo puede llegar a ser productivo
2. La Gestión del Tiempo es la Gestión de Uno Mismo
3. Tus Hábitos crean tu Destino
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